Obbligo di PEC per gli Amministratori di Società: quadro normativo, prassi e esempio
1. Quadro Normativo di Riferimentoa) Prima Normativa
L'obbligo di dotarsi della PEC (Posta Elettronica Certificata) per le società è stato introdotto con l’art. 16 del D.L. 185/2008, convertito dalla L. 2/2009, che ha imposto alle società già costituite e a quelle di nuova costituzione l’obbligo di comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese.
Tale obbligo oggi si è esteso anche alle imprese individuali (art. 5, D.L. 179/2012).
b) Estensione agli Amministratori: domicilio digitale
Con il D.L. 76/2020 (cd “Decreto Semplificazioni”), sono state introdotte importanti novità (art. 37), secondo cui:
- Tutte le società, incluse le imprese individuali, devono obbligatoriamente comunicare il proprio domicilio digitale (cioè indirizzo PEC valido e attivo) al Registro delle Imprese, pena sanzioni e attribuzione d’ufficio di un domicilio digitale temporaneo.
L’estensione dell’obbligo anche ai soggetti iscritti in albi, elenchi, registri, quindi anche agli amministratori (e agli altri organi di controllo delle società), per i quali il domicilio digitale rappresenta la modalità “ufficiale” di comunicazione e notifica.
Art. 37 comma 1 DL 76/2020, modificando l’art. 16 D.L. 185/2008:
“Tutti i soggetti iscritti nel registro delle imprese... devono comunicare il proprio domicilio digitale.”
L’obbligo riguarda anche i soggetti "titolari di cariche o qualifiche".
Questa disposizione è stata ulteriormente chiarita da circolari e note ministeriali (es. Nota MIMIT n. 43416 del 12 marzo 2024, vedi approfondimento in fondo), secondo cui gli amministratori di società devono iscrivere una propria PEC personale (domicilio digitale) all’interno dell’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD), accessibile agli enti pubblici e privati.
2. Implicazioni pratiche
Comunicazione obbligatoria:
- Ogni amministratore deve dotarsi di una PEC personale e comunicarla presso l’INAD.
- La mancata comunicazione espone ai rischi di sanzione amministrativa e alle notifiche d’ufficio (che potrebbero non essere monitorate dall’amministratore stesso).
- Strumento per notifiche e comunicazioni ufficiali da parte di PA, Registro Imprese, Tribunali, Agenzia Entrate ecc.
- Valida e sostituisce la raccomandata A/R ai fini dell’efficacia delle comunicazioni.
- La PEC ha pieno valore legale (“equiparata” alla raccomandata con ricevuta di ritorno) per tutte le comunicazioni ufficiali.
- In caso di variazione, l’amministratore è tenuto ad aggiornare tempestivamente il proprio domicilio digitale.
Esempio pratico:
- Il dr. Rossi è nominato amministratore unico della Alfa Srl.
- Il Registro Imprese verifica che il sig. Rossi non ha comunicato il proprio domicilio digitale/PEC personale.
- Invita il sig. Rossi a dotarsi di un indirizzo PEC e ad iscriverlo su INAD.
- In mancanza, potrebbe ricevere una sanzione e venirgli attribuita una casella PEC d’ufficio, sulla quale potrebbero arrivare comunicazioni giuridicamente vincolanti (es. atti di accertamento, notifiche, convocazioni ecc.) che se non lette o monitorate potrebbero causare gravi conseguenze legali o fiscali.
- D.L. 185/2008, art. 16 – Obbligo di PEC per le imprese e per coloro che ricoprono cariche.
- D.L. 179/2012, art. 5 – Estensione a imprese individuali.
- D.L. 76/2020, art. 37 – Estensione e sanzioni, introduzione INAD.
- Nota MIMIT n. 43416 del 12 marzo 2024 – Chiarisce la necessità di domicilio digitale anche per amministratori.
- Attivare una casella PEC personale.
- Registrare la PEC all’INAD tramite www.inad.gov.it.
- Verificare periodicamente la propria casella PEC, considerandone la totale equiparazione alle comunicazioni tradizionali.
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