Quale premessa mi preme specificare che il reddito derivante dall’attività di amministratore è assimilabile a quello di lavoro dipendente ai sensi di quanto disposto dall’articolo 50, lettera c bis) del D.P.R. 917/1986, c.d. TUIR. Pertanto nel seguente articolo per praticità si farà riferimento esclusivamente al rimborso spese, vitto, alloggio e chilometriche ai dipendenti le cui regole valgono identicamente per i rimborsi agli amministratori.
In merito alla deducibilità, dal reddito d’impresa, delle spese di trasferta (vitto, alloggio e viaggio) sostenute per i propri dipendenti, le regole sono diverse a seconda che la trasferta avvenga all’interno del comune in cui il lavoratore ha la propria sede di lavoro, oppure al di fuori del menzionato ambito. Si ricorda che nel caso di trasferte effettuate fuori dall’ambito comunale, esistono tre sistemi tra loro alternativi di rimborso delle spese sostenute dal dipendente (la scelta è a discrezione del datore di lavoro). In particolare si tratta di:
• sistema forfettario: che prevede un’indennità giornaliera al dipendente determinata in via forfettaria, esclusa dall’imponibile (del dipendente) fino all’importo di 46,68 euro al giorno per le trasferte in Italia e di 77,47 euro per le trasferte all’estero;
• sistema analitico: che prevede il rimborso di quanto documentato in maniera idonea. In tal caso non formano reddito imponibile (per il dipendente);
• sistema misto: esenzione dall’imponibile (del dipendente) per le spese di viaggio e trasporto e indennità di trasferta pari a 1/3 o 2/3 nel caso di rimborso di vitto e/o alloggio.
Come già anticipato, ai fini della deducibilità in capo al datore di lavoro delle le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte del dipendente (come per le spese di viaggio) occorre distinguere a seconda che la trasferta avvenga o meno nel territorio comunale in cui ha sede l’impresa.
In particolare, se trattasi di trasferta all’interno del comune, i relativi importi saranno deducibili per il 75% del loro ammontare (art. 109 comma 5 TUIR) ed interamente imponibili in capo al dipendente. Qualora, invece, la trasferta avvenga al di fuori del comune, il trattamento fiscale in capo all’impresa, dipende dal metodo di rimborso prescelto, ossia se forfettario, analitico o misto (si veda in premessa).
ANALITICO: I rimborsi possono essere portati in deduzione dal reddito d’impresa nel limite giornaliero di 180,76 euro, per le trasferte in Italia e 258,23 euro, per le trasferte al di fuori dei confini nazionali (art. 95 comma 3 TUIR).
FORFETTARIO: Deducibilità della spesa al 100%.
MISTO: Il rimborso analitico sconta i limiti di deducibilità di cui all’articolo 95, comma 3, Tuir; l’indennità forfettaria è deducibile al 100%.
Anche per le spese di viaggio sostenute dall’impresa per la trasferta del dipendente occorre distinguere a seconda dell’ambito territoriale della trasferta, quindi se all’interno del comune o oltre il comune in cui il lavoratore ha la propria sede di lavoro.
In dettaglio, se la trasferta è all’interno del comune le spese di trasporto documentate (biglietti treno, metropolitana, car sharing…) sono deducibili al 100% e non sono imponibili in capo al dipendente, mentre i rimborsi chilometrici sono deducibili al 100% ma sono imponibili in capo al dipendente.
Qualora, invece, la trasferta sia effettuata al di fuori del comune, le spese di trasporto documentate sono deducibili al 100% e non sono imponibili in capo al dipendente, mentre i rimborsi chilometrici sono deducibili limitatamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel (art- 95 comma 3 Tuir); non imponibilità ovviamente in capo al dipendente.